Ek-1 Biyosidal Ürün Uygulama İşlem Formu: Nedir, Nasıl Doldurulur?

İlaçlama firmalarının en sık doldurduğu belge Ek-1'dir: her uygulamadan sonra bir tane. Tam adı Biyosidal Ürün Uygulama İşlem Formu. Adını, Biyosidal Ürünlerin Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik'in (Resmî Gazete, 4 Temmuz 2019, sayı 30821) birinci ekinde yer almasından alır. Bu yazıda formu kimin düzenlediğini, alanların nasıl doldurulacağını ve denetimde en çok nerede sorun çıktığını yönetmelik maddeleriyle birlikte anlatıyoruz.

Ek-1 formu nedir, ne işe yarar?

Ek-1, bir biyosidal ürün uygulamasının kim tarafından, nerede, ne zaman, hangi ürünle ve hangi önlemler alınarak yapıldığını gösteren resmî kayıttır. İki tarafı korur:

• Müşteri için hangi ürünün, hangi aktif maddeyle kullanıldığını ve zehirlenme durumunda ne yapılacağını (antidot, UZEM 114, 112) gösterir.
• Firma için uygulamanın kurallara uygun yapıldığının kanıtıdır. Denetimde, müşteri şikâyetinde ya da olası bir zehirlenme vakasında ilk bakılan belge budur.

Gıda üretimi, otel ve sanayi müşterileri bu formları ayrıca kendi denetimleri (BRC, IFS, AIB gibi) için de saklar. Bu yüzden formun eksiksiz ve okunaklı olması, müşteriyi elde tutmanın da parçasıdır.

Yasal dayanak: yönetmelik ne diyor?

Formla ilgili üç hüküm öne çıkar:

• Madde 9/3-c: Ekip sorumlusu, "yapılan her uygulama için" Ek-1'deki formu tanzim edip bir nüshasını uygulama yapılan yerin sahibine ya da yetkilisine vermekten sorumludur.
• Madde 19: Uygulama yapılan yerler, uygulama tarihleri, kullanılan ürünler, uygulamayı yapanlar ve varsa kaza ve zehirlenmeler Ek-1'deki form doldurularak ayrı bir dosyada muhafaza edilir ve istendiğinde denetim elemanlarının incelemesine açık tutulur.
• Formun dipnotu: Form iki nüsha olarak hazırlanır ve bir nüshasının uygulama yapılan yerin yetkililerine ya da sahibine verilmesi zorunludur.

Ekip sorumlusu, uygulamayı fiilen yapan ekibin başındaki sertifikalı kişidir. Ekip en az iki, en fazla on kişiden oluşur (m.4/1-f). Yönetmeliğe göre mesul müdür aynı zamanda ekip sorumlusu da olabilir (m.9/2). Küçük firmalarda formu çoğu zaman bu yüzden mesul müdür düzenler.

Formun bölümleri ve her alanın doldurulması

Ek-1 üç bölümden ve imza alanlarından oluşur. Aşağıdaki tablolarda her alanın karşısına, denetimde sorun çıkmaması için nasıl doldurulması gerektiğini yazdık.

1. Uygulamayı yapana ait bilgiler

Bu bölüm her formda aynıdır. Basılı formda bu alanları önceden bastırmak ya da dijital sistemde firmadan otomatik getirmek hem zaman kazandırır hem yazım hatalarını önler.

2. Kullanılan biyosidal ürüne ait bilgiler

Basılı form tek ürün için çizilmiştir. Aynı ziyarette birden fazla ürün kullanıldıysa her ürün için bu bölümü ayrı ayrı doldurun; iki ürünü tek satıra sıkıştırmak hangi aktif maddenin nerede kullanıldığını belirsiz bırakır.

3. Uygulama yapılan yer hakkında bilgiler

4. İmzalar ve dipnot

Formda iki imza alanı vardır: ekip sorumlusu ve uygulama yapılan yerin sorumlusu / yetkilisi. Formun altında ayrıca "Zehirlenme durumlarında gerektiğinde Ulusal Zehir Danışma Merkezinin (UZEM) 114 ve Acil Sağlık Hizmetlerinin 112 nolu telefonunu arayınız." uyarısı yer alır; bu metin formdan çıkarılmamalıdır.

Adım adım Ek-1 doldurma

1. Ziyaretten önce: Firma bilgilerini ve müşteri adresini hazırlayın. Kullanılacak ürünlerin etiketlerinden ruhsat sayısı, aktif madde ve antidot bilgilerini bir kez çıkarıp elinizin altında tutun.
2. Uygulamaya başlarken: Başlangıç saatini not edin. Hedef zararlıyı müşteriyle birlikte netleştirin.
3. Uygulama sırasında: Kullandığınız her ürünü ve uygulama şeklini kaydedin. Plan dışı bir ürün kullandıysanız onu da ekleyin.
4. Uygulama bitince: Bitiş saatini yazın, o uygulamaya özgü güvenlik uyarılarını ekleyin ve müşteriye sözlü olarak da anlatın.
5. İmza ve teslim: Ekip sorumlusu ve yerin yetkilisi imzalar. Bir nüsha müşteride kalır, diğeri firmanın Ek-1 dosyasına girer.

Sık yapılan hatalar

• Ruhsat tarih ve sayısının ya da antidotun boş bırakılması.
• Hedef zararlı alanına yalnız "haşere" yazılması.
• Birden fazla ürünün tek satırda yazılması.
• Başlangıç ve bitiş saatlerinin yazılmaması ya da bütün formlarda aynı olması.
• Sahada çalışan uygulayıcıların hepsinin yazılmaması.
• Müşterinin imzasının alınmaması ya da müşteriye nüsha bırakılmaması.
• Formların araçta, klasörlerde ve tek tek dosyalarda dağınık kalması; denetimde geçmiş bir formun bulunamaması.

Ek-1 formları nasıl saklanır?

Yönetmeliğin 19. maddesi, uygulama kayıtlarının Ek-1 formuyla ayrı bir dosyada tutulmasını ve denetim elemanlarının incelemesine açık olmasını ister. Pratikte bu şu anlama gelir:

• Formları müşteriye ve tarihe göre düzenli tutun; denetçi belirli bir müşteri ya da tarih aralığı sorduğunda dakikalar içinde bulabilmelisiniz.
• Kaza ve zehirlenme kayıtları da bu dosyanın parçasıdır (m.19).
• Yönetmelik metninde Ek-1 için ayrıca belirtilmiş bir saklama süresi yoktur. Formları erken imha etmeyin; saklama süresi konusunda il sağlık müdürlüğünüzün uygulamasını teyit edin.

Eksik ya da hatalı form tutmanın sonuçları

Yönetmeliğin 25. maddesi yaptırımları kademeli olarak düzenler:

• Kayıt ve rapor eksikliği (m.25/4): 19. maddedeki gerekler ihmal edilirse iş yerine uyarı yapılır ve 15 gün süre verilir. Süre sonunda eksiklik giderilmemişse iş yerinin faaliyeti, yönetmeliğe uygun hâle gelinceye kadar durdurulur.
• Ekip sorumlusu (m.25/7): 9. maddedeki görevlerini (Ek-1 düzenleme dahil) ihmal ve ihlal eden ya da üç kez uyarı alan ekip sorumlusunun uygulayıcı sertifikası iptal edilir ve iki yıl süreyle yeniden verilmez.
• Sahte belge (m.25/8): Yönetmelik kapsamındaki bir belgeyi sahte düzenleyen, başkalarını aldatacak şekilde değiştiren ya da kullanan uygulayıcının, ekip sorumlusunun veya mesul müdürün belgesi iptal edilir ve kendi adına bir daha düzenlenmez.

Ek-1 ile elektronik ortam bildirimi aynı şey mi?

Hayır. İkisi sık karıştırılır:

• Ek-1, uygulama yapıldıktan sonra düzenlenen ve müşteriyle firmada kalan formdur.
• Elektronik ortam bildirimi, mesul müdürün uygulamaları yapılmadan önce Bakanlığın elektronik sistemine bildirmesidir (m.8/2-i). Başka bir ilde yapılacak uygulamalarda ayrıca bir iş günü önceden Ek-10 bildirim formu elektronik ortamda bildirilir (m.8/2-j).

Biri diğerinin yerine geçmez; ikisi de ayrı yükümlülüktür.

Kâğıt yerine dijital Ek-1 olur mu?

Yönetmelik formun içeriğini ve iki nüsha düzenlenmesini belirler. Formun kâğıtta mı dijital ortamda mı tutulacağına dair ayrı bir hüküm içermez. Dijital olarak düzenlenen ve imzalanan formun nüshasını müşteriye e-postayla ya da bir portal üzerinden vermek pek çok firma için pratik bir yöntemdir. Ancak dijital nüshanın denetimde nasıl kabul edildiğini il sağlık müdürlüğünüzle teyit etmenizi öneririz.

Dijital tutmanın başlıca kazancı tutarlılıktır: firma ve ürün bilgileri her seferinde aynı ve eksiksiz gelir, saatler kendiliğinden kaydedilir, geçmiş formlar müşteri ve tarihle saniyeler içinde bulunur.

Sık sorulan sorular

Her ziyarette Ek-1 doldurmak gerekir mi?

Yönetmelik "yapılan her uygulama için" form düzenlenmesini ister (m.9/3-c). Biyosidal ürün kullanılan her ziyaret için ayrı form düzenlenmelidir. Ürün kullanılmayan kontrol ziyaretlerinin nasıl kayda geçirileceğini il sağlık müdürlüğünüzle netleştirmeniz iyi olur.

Formu mesul müdür mü imzalar, ekip sorumlusu mu?

Formu düzenleyip imzalayan ekip sorumlusudur. Mesul müdürün adı formda yazılır. Mesul müdür aynı zamanda ekip sorumlusu olarak sahaya çıktıysa formu bu sıfatla imzalar (m.9/2).

Müşteriye nüsha vermek zorunlu mu?

Evet. Hem 9. madde hem formun dipnotu, bir nüshanın uygulama yapılan yerin sahibine ya da yetkilisine verilmesini zorunlu tutar.

Ek-1 formunu nereden bulabilirim?

Form, Resmî Gazete'de 4 Temmuz 2019 tarihli ve 30821 sayılı sayıda yayımlanan yönetmeliğin ekleri arasındadır. Yönetmeliğin yürürlükteki metnine mevzuat.gov.tr üzerinden ulaşabilirsiniz.

Dayanak: Biyosidal Ürünlerin Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete, 04.07.2019, sayı 30821), madde 4, 8, 9, 19 ve 25 ile Ek-1. Yürürlükteki metni mevzuat.gov.tr'den kontrol edin.