İlaçlama Firması Kayıtları ve Personel Dosyaları: Yönetmelik Ne İster?

Denetçi iş yerine geldiğinde çoğu zaman ilk olarak dosyaları ister: kimin çalıştığını, sağlık raporlarını, geçmiş uygulamaları. Biyosidal Ürünlerin Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik'in (Resmî Gazete, 4 Temmuz 2019, sayı 30821) 19. maddesi tam olarak bu dosyaları düzenler. Bu yazıda hangi dosyaların tutulacağını, içlerinde ne bulunacağını ve eksikliğin sonucunu maddeleriyle anlatıyoruz.

19. madde ne ister?

Maddenin başlığı "İşyerinde tutulacak kayıt ve raporlar"dır. İki ayrı kayıt grubu tanımlar: kişilere ait dosyalar ve uygulamalara ait dosya.

Kişi dosyaları için yönetmelik şöyle der: iş yerinde "mesul müdür, ekip sorumlusu ile ürün hazırlama ve uygulama işlerinde çalışan işçiler için ayrı ayrı birer dosya tutulur." Yani her kişi için ayrı dosya gerekir; tek klasörde toplu tutmak maddenin lafzına uymaz. Mesul müdürün görev ve şartları için mesul müdür yazımıza bakabilirsiniz.

Personel dosyasında neler bulunur?

Madde, dosyalarda muhafaza edilecek belgeleri sayar. Liste metindeki gibidir:

Maddede sağlık raporu açıkça "işçiler" için sayılır. Ancak hazırlama ve uygulama işlerinde fiilen çalışacak herkes işe başlamadan önce sağlık raporu almak zorundadır (m.18/1). Ekip sorumlusu ya da mesul müdür sahada fiilen çalışıyorsa raporunun da dosyasında bulunması bu yüzden yerindedir. Raporun içeriği ve 12 aylık kontroller için sağlık kontrolleri yazımıza bakın.

Uygulama kayıtları ve Ek-1 dosyası

İkinci kayıt grubu, yapılan uygulamalardır. Yönetmelik şunların kayda geçmesini ister: "uygulama yapılan yerler, uygulama tarihleri, kullanılan ürünler, uygulamayı yapanlar, varsa meydana gelen kaza ve zehirlenmeler". Bu bilgiler Ek-1'de belirtilen form doldurularak "ayrı bir dosyada muhafaza edilir."

Formu yapılan her uygulama için ekip sorumlusu düzenler ve bir nüshasını uygulama yapılan yerin sahibine ya da yetkilisine verir (m.9/3-c). Firmada kalan nüsha bu dosyaya girer. Alanların tek tek nasıl doldurulacağı Ek-1 yazımızda anlatılıyor; burada ayrıntıya girmiyoruz.

Kaza ve zehirlenme kayıtları

Kaza ve zehirlenmeler uygulama dosyasının parçasıdır: 19. madde "varsa meydana gelen kaza ve zehirlenmeler"in aynı dosyada tutulmasını ister. Bununla ilgili diğer hükümler:

• Ekip sorumlusu, uygulamada oluşabilecek kazaları ve zehirlenmeleri mesul müdüre ve en yakın sağlık kuruluşuna bildirmekten sorumludur (m.9/3-ç).
• İlkyardımın yaptırılmasından ve tedavi kuruluşuna sevkten ekip sorumlusu, mesul müdür ve iş yeri sahibi ayrı ayrı sorumludur (m.15/1).

Yönetmelik, kaza kaydının hangi biçimde tutulacağını ayrıca tarif etmez; yalnız Ek-1 formunun doldurulmasından söz eder. Olayın nasıl belgeleneceği konusunda il sağlık müdürlüğünüzle teyit edin.

Ürün ve depo kayıtları: metinde ne var, ne yok?

19. maddede ürün stoku, depo girişi ya da ürün çıkışı için ayrı bir kayıt hükmü yoktur. Ürünle ilgili kayıt, yalnız "kullanılan ürünler" olarak uygulama dosyasındaki Ek-1 formlarında yer alır. Ürünlerle ilgili belge yükümlülükleri başka maddelerdedir:

• İş yeri, kullanılan ürünlere ait ürün güvenlik bilgi formlarını bulundurmak zorundadır (m.16/2).
• İş yerinde bir "arşiv odası veya dolabı" bulunması zorunludur (m.12/1-e).

Depo hareketlerini ayrıca izlemek yönetmelik gereği değildir; ancak pratikte işinize yarar (aşağıdaki öneriler bölümüne bakın).

Denetime açık tutmak ne demek?

19. madde dosyaların "istenildiğinde denetim elemanlarının incelemesine açık tutulmasını" ister. Mesul müdürün görevleri arasında da denetim sırasında yetkililere gereken bilgi ve belgeleri sunmak ve denetime yardımcı olmak vardır (m.8/2-f). İş yeri sahibi, mesul müdür ve ekip sorumluları denetimlerde gerekli kolaylığı göstermek zorundadır (m.24/1). Pratikte bu, dosyaların yalnız haber verilen bir gün için değil, her an erişilebilir olması demektir. Denetimin kapsamı için denetim kontrol listesi yazımıza bakın.

Personel ayrıldığında: bir hafta kuralı

Mesul müdürün görevlerinden biri, "görevine son verilen veya ayrılan personele ilişkin bilgileri en geç bir hafta içerisinde Müdürlüğe bildirmek"tir (m.8/2-ç). Bununla bağlantılı iki hüküm daha var:

• Mesul müdür ya da uygulayıcının işten ayrılması veya iş değiştirmesi durumunda verilen kimlik kartı tutanak karşılığı Müdürlüğe teslim edilir (m.7/3).
• Mesul müdürün kendisi ayrılırsa süreler farklıdır: işletme sahibi en geç 48 saat içinde Müdürlüğe bilgi verir (m.8/4).

Yönetmelik, ayrılan personelin dosyasının ne kadar saklanacağını söylemez. Süre için il sağlık müdürlüğünüzle teyit edin; teyit edene kadar dosyaları imha etmemenizi öneririz.

Eksik kayıt: yaptırım

25. maddenin dördüncü fıkrasına göre 19. maddede belirtilen gerekler ihmal ve ihlal edilirse iş yerine uyarı yapılır ve on beş (15) gün süre verilir. Süre sonundaki denetimde eksiklik giderilmemişse iş yeri, yönetmeliğe uygun hâle getirilinceye kadar faaliyetten durdurulur. Kararın iş yerine tebliği yeterlidir (m.25/4). Bu fıkra 11, 14, 16, 17 ve 18. maddeleri de kapsar. Kademeli yaptırım tablosu denetim yazımızdadır.

Dosyaları düzenli tutmak için öneriler

Aşağıdakiler yönetmelik hükmü değil, bizim pratik önerimizdir:

• Her dosyanın başına içindekiler sayfası koyun. Sözleşme, unvan belgesi, kimlik sureti, işe giriş raporu, periyodik raporlar: eksik olanı bir bakışta görürsünüz.
• Sağlık raporu tarihlerini takvime yazın. Yönetmelik çalışanın 12 ayda bir genel sağlık kontrolünden geçmesini ister (m.18/3). Süre dolmadan randevu planlayın.
• Ek-1 dosyasını müşteri ve tarihe göre sıralayın. Denetçi belirli bir yer ya da tarih sorduğunda dakikalar içinde bulabilmelisiniz.
• Kaza ve zehirlenme olaylarına ayrı bir kayıt sayfası açın: tarih, yer, olay, kime bildirildi, hangi sağlık kuruluşuna sevk edildi. Olay yoksa bile "yok" demek için dosyanın hazır bulunması iyidir.
• Ayrılış tarihini kayda geçirin. Bir haftalık bildirim süresinin işlediğini ve bildirimin yapıldığını gösteren bir not, sonradan tartışmayı önler.
• Sağlık raporlarını herkesin eline geçmeyecek biçimde saklayın. Bu bilgiler kişiye özeldir; dosyaya erişimi mesul müdür ve yetkililerle sınırlı tutmanızı öneririz.
• Depo girişlerini de not edin. Yönetmelik istemese de hangi ürünün ne zaman girdiğini bilmek, Ek-1'deki ürün bilgileriyle tutarlılığı kontrol etmenizi kolaylaştırır.

Kâğıt klasörlerin dağılması, tarihlerin gözden kaçması ve formların araçta unutulması en sık karşılaşılan sorunlardır. Biyotakip bu dosyaları tek yerde, personel ve müşteri bazında tutmak için tasarlanıyor; dijital kayıtların denetimde nasıl kabul edildiğini yine de il sağlık müdürlüğünüzle teyit etmenizi öneririz.

Sık sorulan sorular

Tüm personel için tek dosya yeterli mi?

Hayır. Yönetmelik mesul müdür, ekip sorumlusu ve ürün hazırlama ile uygulama işlerinde çalışan işçiler için "ayrı ayrı birer dosya" ister (m.19).

Ek-1 formları personel dosyasına mı girer?

Hayır. Uygulama kayıtları, Ek-1 formu doldurularak "ayrı bir dosyada" muhafaza edilir (m.19). Kişi dosyalarından ayrı tutulur.

Dosyalar ne kadar süre saklanır?

Yönetmelik metninde saklama süresi belirtilmemiştir. Süre için il sağlık müdürlüğünüzle teyit edin.

Ayrılan işçiyi kime ve ne zaman bildirmeliyim?

İl sağlık müdürlüğüne, en geç bir hafta içinde. Bildirimi yapmak mesul müdürün görevidir (m.8/2-ç). Bildirimin hangi kanaldan yapılacağı metinde yazmaz; müdürlüğünüzden öğrenin.

Dayanak: Biyosidal Ürünlerin Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete, 04.07.2019, sayı 30821), madde 7, 8, 9, 12, 15, 16, 18, 19, 24 ve 25. Yürürlükteki metni mevzuat.gov.tr'den kontrol edin.